Căn cứ Khoản 2 Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC ngày 15/06/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung tiết đ.1 điểm đ khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 của Bộ tài chính hướng dẫn về thuế TNCN

“đ.1) Tiền nhà ở, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có), không bao gồm: khoản lợi ích về nhà ở, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) đối với nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng để cung cấp miễn phí cho người lao động làm việc tại khu công nghiệp; nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng tại khu kinh tế, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn cung cấp miễn phí cho người lao động.

Trường hợp cá nhân ở tại trụ sở làm việc thì thu nhập chịu thuế căn cứ vào tiền thuê nhà hoặc chi phí khấu hao, tiền điện, nước và các dịch vụ khác tính theo tỷ lệ giữa diện tích cá nhân sử dụng với diện tích trụ sở làm việc.

Khoản tiền thuê nhà, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) đối với nhà ở do đơn vị sử dụng lao động trả hộ tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực tế trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị không phân biệt nơi trả thu nhập.”

Căn cứ điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài Chính sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 ( đã được sửa đổi. bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2015/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) về thuế TNDN quy định:

“ Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
2. a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
3. b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
4. c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

….

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

….

2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:

– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.”

Như vậy trường hợp Công ty có thuê nhà của cá nhân để làm nhà ở cho người lao động, tại hợp đồng thuê có thỏa thuận giá thuê nhà chưa bao gồm thuế ( thuế GTGT, thuế TNCN) thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN là hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán tiền thuê và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân. Lưu ý: tiền thuê nhà này phải tính vào thu nhập chịu thuế khi tính thuế TNCN của người lao động nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh ( chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước, và các dịch vụ kèm theo nếu có).